По вопросам размещения на сайте, пожалуйста, звоните +7 495 150-08-68

Сказал "A" не будь "B"… или Тендер во спасение 30 июня 2016 года

Одна из важнейших тем в области управления коммерческой нежвижимости - это тендеры. Стоит рассказать о том, какие правила и процедуры необходимы, чтобы заказчик получил положительный результат, а исполнитель адекватные условия труда.

"Качественно. Дешево. Быстро" - выбери любые два соответствия?

Пожалуй, самое важное в тендере – это правильно сформулированный запрос. Строится он, прежде всего, из сегментной оценки проекта: по сметной стоимости проекта, штата или команды проекта, по наличию релевантных реализованных проектов, по рекомендациям предыдущих заказчиков, по наличию производственной базы, оборудования, по договорным срокам реализации.

"А был ли мальчик?"

Основные вопросы, которые предшествуют самому началу участия в тендере, это не фиктивная ли процедура объявлена? Дело в том, что многие заказчики под видом формального тендера, лишь прикрывают уже принятое в кулуарах решение с целью оптимизации стоимости предложения, или по требованию процедурного комитета, да еще по десятку других причин.

Разница на выходе не велика, но для неосведомленного участника может послужить серьезной потерей времени. Тревожными звоночками «фальшивого тендера» часто являются отсутствие объективных оснований для замены действующего подрядчика, заниженная начальная максимальная стоимость контракта или «раздутое» техническое задание, прописанные под индивидуального подрядчика условия. Все это учитывает исполнитель при принятии решения.

Но если с определением статуса тендера для исполнителя в части "лживо"/"истинно" все более или менее понятно, то, как обстоит дело в части грамотной формализации процесса, с максимально эффективным выхлопом для заказчика? Для этого нужно обратиться к "Библии" любого тендера – техническому заданию.

"Разделы технического задания подобны заповедям Управления недвижимостью"

Любое техническое задание должно быть: Конкретным, Измеримым, Достижимым, Актуальным, Ограниченным во времени.

Техническое задание должно включать в себя: перечень обслуживаемого оборудования, перечень работ (технологические карты), периодичность работ (график ТОиР), план мероприятий по контролю качества, соглашение об уровне сервиса, сервисную концепцию.

Сервисная концепция, по сути, "задает планку", отражает суть пожелания заказчика. А вот уже, какие бизнес-процессы предложит исполнитель это и есть предмет для оценки. Именно здесь, по условиям конкурса определяющую роль играют конкурентные преимущества участников процесса. Также концепция задает первичные критерии отбора.

Например, устанавливая условия по страхованию гражданской ответственности, по наличию сертификатов менеджмента-качества, или даже по отсрочке платежа, по банковской гарантии, заказчик проверяет исполнителя на стабильность и финансовую устойчивость.

Важно, чтобы заказчик устанавливал критерии по квалификации персонала, например, наличие специалистов с высшим образованием, с определенным опытом работ на подобных объектах и др. Нельзя забывать о требованиях к своим подрядчикам по выполнению налогового законодательства.

Порой в запросах заказчика есть противоречащие законодательству РФ критерии по национальной принадлежности, возрастному цензу, гендерному признаку. Но это специфика российского рынка, где столь щепетильный вопрос влияет на качество и конечную стоимость продукта. У заказчика не всегда есть возможность правильно составить техническое задание. В этой ситуации заказчик вправе требовать со стороны исполнителя визуального осмотра объекта и предварительного аудита состояния инженерных систем для объективной подготовки коммерческого предложения.

По правилам технического задания в пакете документов должны быть представлены все необходимые параметры общей (GBA) и арендопригодной площади (GLA), площадь мест общего пользования, технических и малоиспользуемых помещений, паркинг, а также площадь прилегающей территории (газоны, проезды, временная стоянка). Желательно, чтобы была прикреплена экспликация помещений.

Любое техническое задание должно содержать список оборудования, которое составляется для того, чтобы исполнитель мог адекватно рассчитать количество затрачиваемого времени на проведение технического обслуживания и ремонта, составления графика ППР.

Список оборудования включает в себя количество инженерно-технического оборудования, его расположение, марку, производителя, тип, сезонность, мощность и др. Список составляется в формате ведомости учета оборудования. Порой заказчик дает данные по количеству персонала и их режиму работы, а также список оборудования и график ППР. В этой ситуации исполнитель должен оценить собственный потенциал и определить релевантность данного ТЗ собственным бизнес-процессам. Не всегда заказчик формирует оптимальное решение. В этой ситуации исполнитель должен предоставить альтернативное видение. Практика показывает, что часто происходит подмена понятий в предоставлении персонала, а не услуги. И тут важно понимать конечную цель. Если подрядчик готов предоставить лучшее решение путем оптимизации процессов, не стоит отказываться от обоснованного предложения, даже если до этого было свое представление о прекрасном.

Прежде чем исполнитель получит техническое задание, заказчик проводит предквалификационный отбор. Он может базироваться на совершенно разных критериях, будь то возраст компании, численность штатных единиц, наличие сертификатов, количество обслуживаемых объектов и площадей, наличие опыта в том или ином сегменте. Чем больше таких критериев, тем уже круг участников. Но при этом услуга более таргетирована под заказчика. Например, многие девелоперы не доверяют обслуживание объектов класса А управляющим компаниям, в портфеле которых представлены объекты более низкого уровня. Данные опасения могут иметь основания, так и быть абсолютно беспочвенными. Или в сегменте складской недвижимости зачастую отсутствие релевантного опыта обслуживания не дает шансов компаниям не с этого рынка. Так или иначе требования к участнику должны быть обоснованными.

Самая большая проблема, которая может возникнуть в процессе тендера при отсутствии единой формы коммерческого предложения, – это совершенно несопоставимые между собой предложения от участников тендера. Эта распространенная ошибка часто приводит к путанице при оценке предложений и как следствие либо тендер признается несостоятельным, либо отбор осуществляется исключительно по минимальной стоимости.

По итогам предквалификационного отбора, когда все соответствия ТЗ учтены, среди участников определяется группа потенциальных победителей, заказчик формирует так называемый Short List. Основное сравнение по представленным респондентам проходит по предложению цены и наполнению услуги. Поскольку все участники тендера имеют практически одинаковую затратную часть, то больших колебаний в цене быть не должно. Опытный заказчик в первую очередь обращает внимание на то, какими способами будут достигнуты заданные в ТЗ показатели, будь то оптимально выстроенные бизнес-процессы за счет автоматизации или за счет трудового распределенного ресурса, или за счет  другого.

Но "доверие" на бумаге это пол этапа, следом идет проверка в части рекомендаций от коллег и выезд на действующие  объекты, находящиеся в управлении компаний. Обычно заказчик договаривается с исполнителем о посещении объекта, где он на реальных примерах может оценить уровень сервиса потенциального подрядчика. Property тур существенно влияет на принятие решений, так как заранее подготовиться и "покрасить траву и розы" к приходу заказчика никто не сможет. Поэтому все минусы и плюсы будут на поверхности.

На этапе подготовки коммерческих предложений со стороны потенциальных победителей тендера заказчик также должен со всей серьезностью отнестись к анализу статей затрат. Не стоит наивно полагать, что белые компании будут работать "за три копейки" вознаграждения. Нужно понимать, либо компания уходит от налогов, и это видно по зарплатному фонду сотрудников, либо закладывает "свой интерес" в статьи расходов. Это можно отследить, сравнивая предложения. Из наиболее распространенных практик по искусственному завышению расходов подрядчики используют такие позиции КП, как общехозяйственные расходы, где сложно обосновать стоимость.

Итак, самые "непроверяемые" статьи расходов: зарплатные ведомости и отчисления страховых взносов (в виду того, что компании ссылаются на коммерческую тайну и/или о неразглашении информации по трудовому договору с сотрудниками), накладные расходы, транспортные, административные (работа офиса, склада, бухгалтерии) расходы.

Нормальная, объектовая маржа должна составлять 20%, а чистая прибыль с такого проекта – в разы меньше. Если подрядчик указывает сильно заниженную сумму вознаграждения в контракте, то это должно вызывать подозрения, скорее всего, его интерес скрыт в статье расходов.

И вот настал долгожданный момент, когда победитель тендера практически определен, но исполнителю еще рано праздновать победу, потому что следует очень важный этап представление команды и план выхода на объект. Как правило, профессиональный заказчик требует от исполнителя предоставление на выбор  нескольких наборов команд из ключевых специалистов, которые могут возглавить проект. Бывают случаи, когда заказчик не принимает предложение по персоналу и тогда он может пересмотреть результат выбора. Это очень тонкий момент в выборе подрядчика, который труднее всего предугадать, тут задействованы факторы психологической совместимости и даже "химии".

Наконец, победитель тендера определен, заказчик выбрал наилучшее предложение для себя. Теперь предстоит подписание соглашения об уровне сервиса (SLA) между заказчиком и исполнителем. SLA описывает критерии оценки и уровень качества предоставляемых работ, таких как, техническое обслуживание оборудования, время реагирования на заявку, коэффициенты работоспособности систем и поломок. Например, в нашей компании согласно соглашению SLA время реагирования на заявку и присвоение ей статуса не может превышать 20 минут, а время прибытия специалиста на место выполнения заявки составляет один час. В противном случае стандарт нарушается. Этот стандарт работы хорошо известен нашим заказчикам. В настоящее время принимается и выполняется более 500 заявок в день на всех объектах под управлением нашей компании.

Помимо SLA устанавливаются ключевые показатели эффективности работы (KPI), их определение позволяет мотивировать компанию на результат. Ключевыми показателями KPI являются исключение аварийных ситуаций, исполнение бюджета, своевременное исполнение обязательств и т.д. Метод кнута и пряника хорошо знаком профессиональному заказчику. Он понимает, что порой дисциплина достигается методом штрафов, а стимулирование на результат – бонусами. Главное помнить, штраф для профессионального заказчика не является статьей для экономии бюджета. В противном случае подрядчик будет закладывать этот штраф в бюджет, "прятать" в статьях расходов.

Как правило, договор с подрядчиками заключается на год, за исключением некоторых разовых работ. Тем не менее, заказчик продолжает осуществлять мониторинг рынка и проводить всесторонний анализ услуг, игроков рынка и предложений лучшей цены. Это дает ему дополнительный рычаг управления своими подрядчиками и защищает его от манипуляции со стороны подрядчика. Поэтому подрядчик должен постоянно держать руку на пульсе в сложившейся высоко конкурентной среде.

Александр Скробко, директор по продажам RD Management

← к статьям