По вопросам размещения на сайте, пожалуйста, звоните +7 495 150-08-68

Риски при переезде офиса. Как избежать. 01 мая 2014 года

Любой переезд, даже если это перевозка отдельных предметов мебели или нескольких коробок, связан с множеством рисков. Большинство из них можно предусмотреть и исключить еще при подготовке к переезду, особенно если начать планирование и подготовку к переезду заранее.

1. ПОВРЕЖДЕНИЕ ИНТЕРЬЕРА.

В процессе переезда, погрузки и разгрузки существует опасность повредить интерьер помещений. Царапины на полу, сколы на кафеле, пол, стены, и лифты в первую очередь находятся в зоне риска. Убедитесь, что компания-перевозчик в случае необходимости защитит стены, напольные покрытия и кабинки лифтов, как в старом, так и в новом офисе. Не забудьте уточнить о материальной ответственности за имущество третьих лиц, которая должна быть зафиксирована в соответствующем пункте договора.

2. ПОТЕРЯ И ПОВРЕЖДЕНИЕ ИМУЩЕСТВА.

Самая большая неприятность, которая может случиться при переезде вашего офиса – это потеря и повреждение имущества компании. Мебель, технику, оборудование можно повредить как в процессе погрузо-разгрузочных работ, так и во время транспортировки. А потеря важных документов, техники или личных вещей сотрудников обнаружится только на новом месте. Для того, чтобы исключить такие неприятности, или же минимизировать потери, необходимо позаботиться о нескольких вещах. Во-первых, все вещи должны быть упакованы в соответствии со стандартами и с помощью специализированных упаковочных материалов. Во-вторых, для их перевозки должны использоваться мебельные фургоны с жестким кузовом, где вещи можно надежно закрепить, использование тентованных автомобилей не рекомендуется. В-третьих, желательно, чтобы на адресе отправления автомобиль с грузом пломбировался, а на адресе прибытия открывался только в присутствии ваших представителей.

3. ПЕРЕРАСХОД БЮДЖЕТА.

К сожалению, достаточно часто возникает ситуация, когда по завершении переезда вам озвучивают совершенно другую сумму, нежели вы услышали при оформлении заказа по телефону, и просят произвести доплату, объясняя это увеличением объема работы, пробками и оплатой за подъем и спуск вашего имущества на каждый этаж. Для того, чтобы избежать подобной ситуации, необходимо правильно проводить оценку стоимости изначально. Лучшего всего пригласить менеджера компании-перевозчика для оценки объема и сложности работ. Как правило, такая услуга бесплатна. Попросите рассчитать фиксированную стоимость, которая не будет меняться по завершении переезда. Если вы выбираете почасовую форму оплаты, вам должны быть предоставлены тарифы на все виды услуг, график переезда с расчетом времени проведения работ. Самое главное, все условия и стоимость должны быть зафиксированы в договоре до начала переезда.

4. ХАОС В НОВОМ ОФИСЕ.

Переезд завершился. Все вещи в новом офисе. Однако, вы понимаете, что столы стоят не так, шкаф должен находиться в другом помещении, сотрудники не могут найти свои вещи и начать полноценную работу не представляется возможным. При подготовке к переезду очень важно составить план расстановки мебели в новом помещении, в этом вам смогут помочь специалисты компании-перевозчика. Такой план заметно сокращает время переезда. При упаковке документов и личных вещей предпочтительно использовать специальные коробки и использовать маркировку. На маркировке помимо содержания коробки следует указать фамилию сотрудника, должность, этаж и номер кабинета. Если вы будете придерживаться данных рекомендаций, сотрудники с легкостью найдут свои вещи, и вы приступите к работе вовремя и в полном порядке.

Безусловно, важно тщательно готовиться к переезду и учитывать многие нюансы, однако существенная доля успеха и отсутствие рисков зависит от того, какую компанию вы выберете для организации вашего переезда. При выборе перевозчика обратите внимание на опыт и квалификацию, наличие необходимых ресурсов и стандартов работы, спектр оказываемых услуг (ведь вам может понадобиться и упаковка, и разборка мебели, и такелажные работы), а также наличие свежих рекомендательных писем. Обязательно обратите внимание на то, чтобы гарантии качества и материальная ответственность были зафиксированы в договоре, а ценообразование не вызывало сомнений.

← к статьям