По вопросам размещения на сайте, пожалуйста, звоните +7 495 150-08-68

Переезд офиса в "Час Пик" 27 ноября 2015 года

Последний месяц года традиционно является пиковым временем с точки зрения офисных переездов. Приходит время оптимизировать затраты и переезжать в помещение, соответствующее текущим потребностям, или же, наоборот, воспользоваться представившимися возможностями и занять офис классом выше на более выгодных условиях. В любом случае договора аренды заканчиваются, близится новый год, и многие планируют встретить его уже на новом месте.

РИСКИ ПРИ ПЛАНИРОВАНИИ ПЕРЕЕЗДА В КОНЦЕ ГОДА

К декабрю конкуренция среди желающих переехать до нового года достигает максимума, соответственно возрастает количество рисков, связанных с переездом. Во-первых, если вы не позаботитесь об организации переезда заранее, возможно, вам придется переезжать не с той компанией, с которой вы планировали изначально, так как просто не окажется свободных специалистов и машин. Переезд же с непроверенной компанией чреват возникновением, как небольших сложностей, так и больших проблем. Во-вторых, при планировании переезда в последний момент, вероятность возникновения накладок, отклонения от графика и состояние легкой паники почти всегда неизбежны.

УСПЕТЬ ВСЕ ЗА 30 ДНЕЙ

Итак, вы планируете переехать до конца декабря. У вас есть 30 дней, чтобы позаботиться о переезде со всей ответственностью и встретить новый год в новом офисе. Рассмотрим основные шаги и сроки, в которые их стоит выполнить.

День 1-2. Выбор мувинговой компании: если у вас есть проверенный партнер по организации переезда, обратитесь к нему и запланируйте дату встречи. Если такого партнера нет, подготовьте список компаний, из которых вы планируете выбрать одну. При выборе обратите внимание на наличие у компании необходимых ресурсов, опыта выполнения схожих переездов, свежих рекомендательных писем, а также договора, в котором зафиксирована материальная ответственность за ваш переезд.

День 3. Подготовка списка: подготовьте максимально подробный список перевозимого имущества  – он понадобится при расчете стоимости переезда, а также поможет учесть все детали при планировании. Если времени на список нет, вы просто сможете показать все, что вы планируете перевозить при встрече с представителем компании-перевозчика.

День 4. Встреча с менеджером: пригласите в офис представителей нескольких мувинговых компаний для оценки масштабов и сложности вашего переезда. При расчете по телефону бывает сложно учесть все нюансы, поэтому наиболее объективную стоимость вы получите именно после встречи.

День 5-6. Подписание договора: после того, как вы получите все коммерческие предложения и определитесь с исполнителем, вы можете приступить к подписанию договора и согласованию графика переезда.

День 7-8. Проинструктируйте сотрудников: оповестите персонал компании о сроках проведения переезда, раздайте памятки по самостоятельной подготовке к переезду.

День 9-10. Оставьте лишнее: постарайтесь избавиться от всех ненужных вещей – выбросите, продайте или отдайте на хранение. Не стоит тратить время и деньги на перевозку лишнего имущества.

НА ФИНИШНОЙ ПРЯМОЙ. ПАКУЕМ ЧЕМОДАНЫ

Спустя 10 дней вы практически готовы к переезду, и у вас остается от 5 до 20 дней до завершения переезда, в зависимости от того, на какой день вы его запланировали. Вам нужно сделать один последний шаг – подготовить имущество к переезду.

Организуйте процесс упаковки. Упаковкой документации, содержимого столов, шкафов, а также всей мебели и техники могут заняться специалисты мувинговой компании, которые сделают это качественно и быстро. Однако если вы хотите сэкономить, то можно заказать доставку упаковочных материалов заранее, и ваши сотрудники частично упакуют свои рабочие места. Начать лучше с упаковки тех предметов, которые после переезда потребуются вам в последнюю очередь. Совместно с менеджером мувинговой компании подготовьте график переезда и план расстановки мебели, это существенно сократит время обустройства в новом офисе.

КАК БУДЕТ ПРОХОДИТЬ ВАШ ПЕРЕЕЗД

В день переезда в назначенное время к вам приедет бригада специалистов, все перевозимое имущество будет описано, а имеющиеся дефекты зафиксированы в акте. На адресе отправления автотранспорт с погруженным имуществом пломбируется в присутствии ваших представителей. В новом офисе все вещи будут распакованы, мебель собрана и вместе с техникой расставлена согласно утвержденному заранее плану. После окончания переезда внимательно проверьте с представителем мувинговой компании все ли коробки с вещами на месте, нет ли повреждений мебели, и не поцарапаны ли стены. Все в порядке? Поздравляем, ваш переезд в новый год прошел без забот!

← к статьям